Hoe organiseer je een hybride congres? De vraag die we vaak horen nu we weer hybride events mogen organiseren. Ja dat lees je goed; de eerste stap is gezet! Vanaf 5 juni mogen we weer live bezoekers ontvangen op evenementen. We mogen hybride events organiseren tot 50 bezoekers. Maar hoe doe je dat? In dit artikel lees je een aantal tips.

Nu iedereen meer ervaren is met online events, zien we de een groeiende vraag naar hybride events. Om een congres te organiseren is dit een ideale uitkomst. Een deel van de bezoekers op locatie, en de rest van de bezoekers die online meekijkt. Maar hoe organiseer je een hybride congres? Bij het organiseren van een hybride congres heb je niet alleen rekening te houden met de live bezoekers, maar ook met de online bezoekers. Hierbij spelen de setting en camerastandpunten een cruciale rol. Ook de interactieve onderdelen en repetitie maken de organisatie van een hybride congres tot een succes. In dit artikel vertellen we je meer over de belangrijkste aspecten van de voorbereiding van een hybride congres.

1. De setting

Niet alleen voor de live bezoekers, maar ook voor de online kijkers is het van belang dat de setting op de juiste manier is ingericht. Creëer voor de live bezoekers een opstelling waarbij ze de sprekers goed zien en geen hinder ondervinden van de camera’s. Voor een kleiner publiek tot 50 personen is dit makkelijker in te delen in ruime zalen. Wanneer later dit jaar de volgende stap gezet wordt, en er meer publiek ontvangen mag worden, kan het uitdenken van de opstelling wat meer aandacht vergen. In de huidige corona situatie is het uiteraard van belang om de zitplaatsen op 1,5 meter te plaatsen en om looproutes in kaart te brengen.

2. Camerastandpunten, licht en geluid

Voor de online kijkers houdt je rekening met de camerastandpunten, licht en geluid. We raden aan om naast een aantal vaste camerastandpunten ook losse camera’s in te zetten. De cameramannen bewegen zich door het publiek tijdens het congres en kunnen close-up shots maken van sprekers uit het publiek. Het schakelen tussen de verschillende standpunten maakt het hybride congres dynamischer en boeiender voor de online kijkers. Bij het uitlichten van de sprekers moeten ze voor beide de live bezoekers als de online kijkers goed te zien zijn. Wanneer het hybride congres in een ruimte met daglicht plaatsvindt, moet je rekening houden met de reflectie van het licht op de camera’s. Ook de audio dient goed geregeld te worden. De versterking van de microfoons is van belang voor de bezoekers in de zaal. Vooral voor de online kijkers is het van belang dat het beeld synchroon loopt met het geluid. Ook wanneer bezoekers uit het publiek een rol spelen tijdens het congres dienen ze goed te horen zijn voor de overige bezoekers en online kijkers. De meest ‘coronaproof’ manier om dit te doen is met het gebruik van een hengelmicrofoon die wordt bestuurd door een van de technische medewerkers.

3. Interactieve onderdelen

Net als bij de organisatie van een online congres, probeer je gedurende het hele event je online publiek geboeid te houden. Dit kan door middel van polls, het insturen van vragen, een quiz, het inbellen van gastsprekers of het instarten van vooraf opgenomen video’s. Deze onderdelen vallen te combineren met het live publiek. Wanneer je vooraf opgenomen video’s instart, of gastsprekers inbelt, moet dit ook zichtbaar zijn voor het live publiek. Zorg er daarom voor dat er schermen in de zaal geplaatst worden waar de live bezoekers op meekijken.

4. Doorloop en repetitie

De laatste tip die we iedereen willen meegeven is het doorlopen en repeteren voordat het event live uitgezonden wordt. Bij een doorloop wordt gekeken naar de technische aspecten zoals licht, geluid, beeld en streaming. Als dit allemaal goed werkt bij de doorloop is de kans kleiner dat je tijdens het event tegen onverwachte verassingen aanloopt. Laat de sprekers zien waar ze hun praatje kunnen houden en waar de camera’s staan. Door te repeteren weten de sprekers beter wat ze te wachten staat en gaat iedereen met een gerustgesteld gevoel van start.

We hopen dat je met deze tips een stap verder bent in het organiseren van jouw hybride congres!

Heb je interesse in het organiseren van een hybride congres in de Hallen Studio’s? Neem dan een kijkje op onze website of neem direct contact op via info@dehallenstudios.nl of 020 8208206.

Benieuwd naar succesvolle hybride events bij de Hallen Studio’s? Lees dan het artikel over de Selfmade Summit of de MOA Awards.