Hoe organiseer je een webinar ? Maar vooral.. hoe wordt het succesvol? Het begint allemaal bij een goede voorbereiding. Maar hoe ga jij nu van start voor dat ene memorabele webinar? Wij geven je dé tips en vroegen onze technische experts om hun advies.

Tip 1: Een geschikte technische partner vinden

Stel, jij hebt de vraag gekregen binnen de organisatie om een webinar te organiseren. Je zit met de handen in het haar en denkt: hoe organiseer je een webinar? Niet gek, waarschijnlijk heb je hiervoor hele andere events georganiseerd. Webinars zijn best wel technisch. Verbindingen maken, diverse platforms, regisseurs en moderators. Indien je zelf niet veel kennis hebt over deze aspecten is het fijn om een samenwerking aan te gaan. Kies een partner die je vanaf het begin van het traject kan meenemen in de keuzes. Zo weet je zeker dat je het maximale uit de mogelijkheden gaat halen die specifiek bij jouw event gaan passen.

Insight van een technisch project manager: Vanuit ons perspectief is het fijn om zo vroeg mogelijk in het traject aan te sluiten. Wij ondersteunen vooraf met de gehele organisatie en opzet. Vanuit onze ervaring kunnen we onverwachte mogelijkheden voorstellen en kunnen we ook goed inspelen op de verschillende aspecten die erbij komen kijken. 

Tip 2: De boodschap en het publiek bepalen

Als eerst is het belangrijk om te bedenken wat de boodschap van het webinar is. Wat wil je de kijkers vertellen en hoe kan je dit overdragen? Denk hierbij ook aan de lengte van het webinar. Hoe langer het webinar duurt, des te langer moet je de kijkers geboeid en betrokken houden. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met de kijkers. Wie zijn de kijkers? Wat interesseert hen en wat zou hen geboeid houden tijdens het webinar? Hoe bijven ze nou echt betrokken?

Tip 3: Het type webinar bepalen

Er zijn grofweg twee types webinars. Een live webinar en een opgenomen webinar. Een voordeel van een live webinar is dat kijkers live betrokken kunnen worden door middel van interactieve toevoegingen. Het voordeel van een vooraf opgenomen webinar is dat de opnames nog gemonteerd kunnen worden na afloop en er dus ook bloopers uitgefilterd kunnen worden. Een combinatie kan natuurlijk ook. Een live uitzending met vooraf opgenomen instarts van bepaalde presentaties.

Insight van de regisseur: Hoe organiseer je een goed webinar? Goede vraag! We zien veel live webinars waarbij interactieve onderdelen worden toegevoegd om de kijkers actief te betrekken. Op ons platform kunnen verschillende functies toegevoegd worden zoals een chatfunctie, polls of surveys. Let op: vergeet niet een moderator toe te voegen voor de ingestuurde vragen en reacties. Het kan nogal overweldigend zijn om dit te moeten filteren. 

Tip 4: Interactieve functies toevoegen

Het livestream platform kan op meerdere manieren vormgegeven worden. Zo kun je ervoor kiezen dat de kijkers enkel kunnen kijken naar het webinar, maar je kunt er juist ook voor kiezen om interactie mogelijk te maken. Door middel van polls, surveys en een chat functie kunnen de kijkers zich laten horen tijdens het webinar. Op deze manier kunnen ze betrokken worden en kunnen de ingestuurde reacties en vragen direct besproken worden. Het wordt echter wel aangeraden om een moderator in te zetten die de chat en ingestuurde reacties en vragen bijhoudt. Zo kan de presentator zich op het presenteren richten, en kan de moderator de meest interessante, opvallende of nuttige reacties en vragen uitkiezen en doorsturen naar de presentator.

Wat ook mogelijk is, is om sprekers in te bellen tijdens het webinar. Dit kan publiek zijn, maar ook gastsprekers die vanaf een andere locatie online inbellen. Deze sprekers kunnen op een scherm in de studio getoond worden zodat ze tegelijk met de live presentator in beeld zijn.

Tip 5: Het script schrijven

Zodra alles is vastgesteld kun jij van start met de volgende stap. Dat is het script schrijven. De lengte van een informatief webinar is doorgaans één à anderhalf uur. Best een flinke tijd om mensen betrokken te houden. Indien het webinar langer duurt is het zeker aan te raden om interactieve elementen toe te voegen. Vormen van interactie zijn bijvoorbeeld instartende video’s, inbellende sprekers of geanimeerde video’s die afwisseling bieden voor de kijker. Het script is een gedetailleerd draaiboek.  Beschrijf in het script onder andere de duur van elk onderdeel, wie er spreekt op dat moment en wat diegene gaat zeggen.

Insight van de cameraman: Het is fijn om door middel van een script te weten hoe het webinar eruit gaat zien. De regie krijgt alle beelden binnen vanuit de camera’s en maakt er een geheel van door te schakelen tussen de beelden. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het instarten van andere activiteiten. Bij de repetitie kunnen we ook onduidelijkheden in het script beantwoorden voor een soep verloop van de (live) opname.  

Last but not least: Bedank de kijkers

Na afloop van het webinar is het gebruikelijk om de kijkers een berichtje te sturen waarin je ze bedankt voor het kijken en/of deelnemen. Het is ook mogelijk om hier bijvoorbeeld om feedback te vragen zodat het volgende webinar nog beter uitgevoerd kan worden. Indien het gaat om een reeks webinars kan in dit berichtje ook vast de uitnodiging voor het volgende webinar gestuurd worden.

Dus: hoe organiseer je een webinar? Jij kunt de handen uit het haar halen en de mouwen opstropen. Aan de slag!

Mocht je dan nu interesse hebben in het organiseren van een webinar in De Hallen Studio’s? Dat kan, uiteraard 😉
Wij hebben drie verschillende studio’s perfect voor het organiseren van een webinar.  In zowel Studio 1 als de Live Studio staat een standaard plug & play opstelling waarbij er in alle benodigde faciliteiten en ondersteuning is voorzien. Studio 2 wordt leeg opgeleverd en kan geheel naar eigen wens ingevuld worden.

Meer weten? Lees het artikel over de Live Studio of lees over de event case van de maandelijkse SvB Talks in Studio 2.