De huidige maatregelen ‘dwingen’ ons om op een nieuwe manier naar bijeenkomsten en evenementen te kijken. De afgelopen periode hebben we dat vanuit huis mee mogen maken, waarbij een live event volledig omgezet werd naar online. Waarbij de netwerkborrel via Zoom plaatsvond, met een thuisborrel pakket van een cateraar. Maar, binnenkort gaat dat veranderen. Vanaf 1 juli ‘mogen’ we weer bijeenkomsten live laten plaatsvinden. Hoe gaan wij daar als locatie mee om?

Samen met onze partners zijn we invullingen en mogelijkheden op een rij gaan zetten. Hoe kunnen we evenementen vorm geven, rekening houdend met de veiligheid van alle betrokkenen, waarbij de meerwaarde van het live aanwezig zijn de kracht blijft.
We hebben de verschillende elementen van een event in kaart gebracht en voor elke fase daarvan bedacht hoe we optimaal gebruik kunnen maken van de ruimte en capaciteit.

De ruimte en diverse onderdelen

Er zijn uiteraard verschillende onderdelen die bij een event om de hoek komen kijken. Zo moeten we rekening houden met de planning en routing van de leveranciers tijdens de voorbereiding en achteraf. Er zal gewerkt moeten worden met strakkere tijdvakken waardoor er altijd voldoende ruimte is voor de leverancier om in een veilige omgeving de benodigde materialen neer te zetten. Ook achteraf moet er gewerkt worden met duidelijkere tijdvakken. Planning is key.

Ook tijdens het event zijn er diverse momenten waar goed over nagedacht moet worden. Zo is er de routing tijdens het ontvangst waarbij gasten langs de garderobe gaan, zich registeren en er vaak een catering moment is. Tijdens de plenaire sessies werkt iedereen op voldoende afstand waarbij het ook nog goed mogelijk is met elkaar te blijven communiceren. Zo plaatsen we stoelen 1,5 meter uit elkaar bijvoorbeeld. Door te spelen met de kleuren van het meubilair en de decoratie kunnen we de ruimte op een gewenste manier stijlvol vormgeven. Een belangrijk onderdeel van deze live evenementen is het contact met elkaar. Breaks, netwerkborrels en contact momenten zijn essentieel. Ook op 1,5 meter. Door de inzet van een routing binnen het pand en het schakelen van meerdere ruimtes kunnen we ook dit ’the new way’ plaats laten vinden. Met het gebruik van bijvoorbeeld ruimere statafels kunnen collega’s, klanten en relaties elkaar weer ontmoeten.

Capaciteit?

Studio 2 wordt gekenmerkt door de grootste deuren, de rauwe stenen muur, het licht vanuit het dak, het indrukwekkende lichtplafond en de grote van de studio, 480 m2. Door de grote van de studio kunnen er straks weer evenementen tot 90 personen in deze gave ruimte worden georganiseerd.

Wanneer het aantal deelnemers boven de 45 is zal er van meerder ruimtes gebruik gemaakt worden tijdens de breaks. Evenementen tot 45 personen kunnen in Studio 2 plaatsvinden. De ruimte wordt dan door middel van voile of donker blauw gordijn opgedeeld in twee.

Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden dan hierboven omschreven. Voor meer informatie zijn we telefonisch te bereiken op 020-820 8206 en via de mail op info@dehallenstudios.nl.

Meubilair: Delight Eventdesign